¿SON APLICABLES EN UNA EMPRESA DE SOFTWARE METODOLOGÍAS DE MEJORA CONTINUA?

Ya son muchas las empresas de desarrollo software que implementan “metodologías ágiles” en sus procesos productivos. Pero sin llegar a dichos niveles de excelencia, existen herramientas y metodologías lean que producen contrastados resultados en la mejora de las organizaciones. ¿Los aplica usted en su organización? En ambos casos (“metodologías ágiles”, filosofía lean) se abordan las mejoras siempre desde la globalidad de los PROCESOS, frente a actividades aisladas dentro de los mismos, con un foco constante y muy claro: lo importante son las necesidades del cliente final.

Como en todo análisis relacionado con estos enfoques, cabe señalar que el éxito fundamental siempre se consigue cuando todos los trabajadores, independientemente del puesto orgánico que ocupen, tienen interiorizadas las ideas fundamentales de cada “filosofía”. Depende de esto en mucho mayor medida que de la selección de las metodologías o herramientas a aplicar en la organización.

En este artículo no se abordan las metodologías ágiles, específicamente adaptadas a este perfil de servicios. Pero si se hace con diferentes herramientas de metodologías lean que ya se han aplicado con efectos muy positivos en la eficiencia de este tipo de trabajos. Las expongo de manera aislada, sin pretender entonces ningún tipo de organización, priorización o articulación de las mismas. El principal objetivo del presente artículo es hacerle reflexionar sobre la idoneidad de estas herramientas y metodologías para su empresa.

 

Grupos de Resolución de Problemas

Como en cualquier otra organización humana, ante la aparición de problemas estructurales y repetitivos, un enfoque inteligente suele ser la creación de un grupo de personas involucradas EN TODO EL PROCESO que presenta dicho problema con la misión de realizar un ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) y concluir con un nuevo estándar de trabajo. Dependiendo de la gravedad del problema las soluciones pueden ser más o menos ambiciosas, pero la metodología (que se puede sostener mediante, por ejemplo, un A3-Report), resulta ser perfectamente adecuada.

 

Sistema de Ideas de Mejora

Es una manera eficaz de utilizar los conocimientos de los propios trabajadores para avanzar en la mejora continua, al mismo tiempo que se aumenta su reconocimiento dentro de la organización y con ello su propia autoestima. El principal problema de estos Sistemas de Ideas de Mejora radica normalmente en su buena implementación, que requiere un compromiso y unos medios duraderos en el tiempo por parte de la compañía. Es una amenaza de considerables probabilidades en organizaciones con trabajadores comprometidos el hecho de que estos sistemas mueran de éxito.

 

Grupos Autónomos de Personas

Esta organización, que desde la industria fabril fue considerablemente novedosa, se implementa naturalmente en las organizaciones ágiles a través de las células autónomas. Dichas células son claves a la hora de un desarrollo Scrum, pero cabe resaltar, desde la perspectiva que abordamos aquí, que dichas células son también las adecuadas para plantear la necesidad de resolver problemas, diseñar soluciones, evaluar un cambio de cualquier estándar de trabajo e implementarlo si el cambio resulta positivo.

 

Tableros de Situación

La información es clave para las gerencias de todas las empresas… pero también para garantizar la alineación de toda la organización con los objetivos globales. Ante organizaciones de tipo celular y con amplia autonomía (como indicaba antes) es fundamental que la información concerniente a cada grupo autónomo se encuentre a su disposición y actualizada. En cuanto a la información propia de cada ciclo Scrum entiendo que debe ser diaria como mínimo. Para otros objetivos más “globales” y en empresas más pequeñas deberán ser como mínimo semanales (en estos casos, la actualización diaria puede ser muy difícil). Estos tableros también serán claves, por lo menos, para el seguimiento de todas las actividades dependientes de ideas de mejora.

Estandarización de la Organización Humana de los Trabajos

Si el equipo de trabajo tiene un método de trabajo basado en Scrum tendrá ya perfectamente establecida la organización necesaria para el avance de cada Sprint. Pero sin llegar a dicho nivel organizativo, también son positivas organizaciones como:

  • Pequeñas reuniones (5 min) diarias de Grupos Autónomos para, básicamente, la detección de problemas.
  • Reuniones semanales de Grupos Autónomos para, básicamente, revisar la evolución de todos los proyectos en marcha y balancear los diferentes recursos para conseguir los objetivos.
  • Reuniones de dirección para la evaluación de Ideas de Mejora y su desarrollo.
  • Rutinas diarias o semanales asociadas a determinados perfiles.

 

5S

La herramienta probablemente más conocida de la filosofía lean es aplicable a todo tipo de organización. Por supuesto también a una empresa de software. En este caso, además, cabe señalar que un ámbito de trabajo con 5S especialmente indicado es el que se refiere a los equipos informáticos de cada trabajador. En dichos equipos se puede (y debe) trabajar con 5S en diferentes niveles de “profundidad”, a saber:

  • Escritorio personal (uso del escritorio con criterios 5S o, a mayores, también con criterios de tablero kanban, o tableros de proceso…)
  • Documentos / Trabajos
  • Programas, software
  • Accesos remotos, almacenamiento en red, recursos compartidos (ERP, CRM…)

En cualquiera de ellos es fácil realizar avances 5S cuyos resultados serán muy agradecidos por los usuarios.

 

Como se puede observar, son solo seis herramientas / metodologías lean cuya idoneidad para empresas de software es alta… y las que quedan sin nombrar. Queda en la decisión de cada organización analizar e implementar las que se consideren más adecuadas.

Autor: Antonio G. Lorenzo